Accueil téléphonique : pourquoi l’externaliser ?

3 novembre 2018
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Faire appel à une société de secrétariat externalisé présente de nombreux avantages : gain de temps, gain d’argent, accueil téléphonique de qualité. Coup d’oeil sur les raisons qui devraient vous pousser à opter pour ce type de prestation !

Secrétaire, télésecrétaire ou centre d’appels ?

Lorsque l’on souhaite bénéficier des services d’un secrétariat, plusieurs options se présentent :

  • L’emploi d’un salarié comme secrétaire, qui se consacrera à temps plein ou partiel à la gestion des appels téléphoniques et de l’agenda. Cependant, cela représente un coût considérable et nécessite l’aménagement d’un espace dédié.
  • Le secrétariat externe avec ’embauche d’un télésecrétaire, il s’agit généralement d’une personne travaillant en freelance depuis son domicile, les coûts inhérents à l’embauche d’un salarié présent sur les lieux et à la mise en place d’un contrat de travail sont donc obsolètes. En revanche, il n’est pas toujours facile de s’assurer du professionnalisme d’un télésecrétaire et en cas de maladie ou d’absence, le standard restera sans réponse.
  • Le centre d’appels a souvent mauvaise réputation. Pourtant, de plus en plus de ces centres sont localisés en France et prennent soin de n’embaucher que des personnes qualifiées et compétentes pour assurer l’accueil téléphonique. Par ailleurs, les problématiques inhérentes aux deux autres options citées ci-dessus ne seront pas de mise en choisissant le centre d’appels comme secrétariat externe.

Qui plus est, l’externalisation de certains services est devenue chose commune pour de nombreux professionnels avec notamment l’externalisation comptable (un article sur le sujet ici) ou encore le secrétariat juridique (plus de précisions ici).

Un gain de temps considérable

Le secrétariat externe est parfait pour les entreprises et entrepreneurs souhaitant se consacrer totalement au développement de leur activité. Traiter les demandes diverses, les prises de rendez-vous, gérer un agenda, répondre aux questions, écouter ses messages et reprendre contact prend souvent un temps considérable et cette charge de travail pourra ainsi être confiée à une personne qualifiée.

Un coût minimum

Le coût relatif à un secrétariat externe sera minime comparé à l’embauche d’un salarié à temps plein. La plupart des services d’accueil téléphonique proposent plusieurs types de formules qui seront en adéquation avec les attentes de leurs clients, mais également avec leur budget.

Un service de qualité

L’accueil téléphonique et les différentes tâches proposés par un secrétariat externe sont traités par des professionnels en mesure d’offrir un service client agréable, efficace et de qualité. La gestion d’un agenda fait également partie des services proposés. À l’écoute, les sociétés d’externalisation de secrétariat proposent des prestations personnalisées en fonction des attentes et besoins de leurs clients.

En somme, le secrétariat externalisé est une solution idéale pour de nombreuses entreprises, entrepreneurs ou encore libéraux afin de bénéficier des avantages d’un secrétaire sans les inconvénients. Une solution à envisager lorsque le téléphone ne cesse de sonner et que vous puissiez pleinement vous consacrer à votre activité !

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