3 bonnes raisons d’externaliser votre secrétariat téléphonique

7 janvier 2022
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 À l’ère du digital, bon nombre de consommateurs passent par les réseaux sociaux ou le site web des entreprises pour prendre contact avec celles-ci. Néanmoins, il faut savoir que le secrétariat téléphonique demeure un moyen essentiel d’interaction entre les sociétés et leurs clients ou prospects. Or, il faut savoir que la gestion de la permanence téléphonique est une tâche chronophage et assez contraignante, si bien que plusieurs entreprises choisissent de l’externaliser. Mais quels sont précisément les principaux intérêts pour une entreprise de confier son secrétariat téléphonique à un prestataire externe ? Découvrez les réponses à travers cet article.

 L’externalisation du secrétariat téléphonique pour un gain de temps considérable

Pour une entreprise, recruter une ou plusieurs personnes pour assurer une permanence téléphonique implique des investissements temporels et financiers importants. Il s’agit notamment d’investissements pour le recrutement, le management, la formation, le contrôle, la rémunération, l’organisation, etc. Ces démarches demandent du temps et de l’énergie.

Quant à demander aux salariés en poste de répondre au téléphone, c’est leur confier une tâche qui n’est pas la leur. Par ailleurs, cette option tend à minimiser l’importance de la fonction d’opérateur téléphonique, qui requiert des compétences particulières.

En choisissant d’ externaliser son secrétariat téléphonique, une entreprise gagne du temps et surtout n’en perd plus. Elle profite des services de professionnels qualifiés et rapidement opérationnels, à savoir des télésecrétaires qui sont en mesure de recevoir, de filtrer et de traiter tous les appels téléphoniques de la société.

Le prestataire en télésecrétariat téléphonique inclut dans sa prestation le service rendu, mais également tous les aspects concernant l’encadrement et la supervision des téléopérateurs. Affranchis de ces diverses contraintes, l’employeur et ses salariés peuvent se consacrer à leur cœur de métier.

Une solution avantageuse en termes de coût

Pour une entreprise qui envisage de mettre en place une permanence téléphonique, l’aspect financier constitue un argument de taille dans le choix de l’organisation à adopter. En effet, le recrutement du personnel dédié au traitement des appels téléphoniques entrants coûte cher à la société : salaires, heures supplémentaires, charges patronales, congés payés, achat de matériel, de mobilier… Les dépenses peuvent être très élevées.

Dans le cas où l’entreprise choisit d’externaliser son secrétariat téléphonique en la confiant à un prestataire spécialisé et à des télésecrétaires externalisées, elle pourra se libérer de dépenses importantes. Elle paiera pour un service clé en main.

En effet, le tarif est souvent dégressif et proportionnel au nombre d’appels traités. Il s’agit d’ailleurs d’un point avantageux pour les sociétés dont l’activité implique le traitement d’un grand flux d’appels. Pour celles qui reçoivent peu d’appels téléphoniques, la sous-traitance de la permanence téléphonique est également économique en comparaison de l’embauche d’un salarié dédié.

Une prestation assurant un gain de qualité et flexibilité

Pour une entreprise, l’accueil téléphonique est souvent le premier contact avec un potentiel client ou un éventuel partenaire. De ce fait, que ce soit en matière d’image ou de relations commerciales, le traitement des appels entrants doit être réalisé avec soin pour faire bonne impression.

L’externalisation de la permanence téléphonique est une solution qui permet à l’entreprise de fournir un accueil téléphonique de qualité. En effet, les téléopérateurs sont des professionnels à l’écoute et maîtrisent le discours à tenir et l’attitude à adopter face à diverses situations. Par ailleurs, ils savent s’adapter à l’entreprise donneuse d’ordre, quelles que soient son activité et sa taille.

Par ailleurs, le prestataire en permanence téléphonique veille à assurer une continuité du service, aux jours, horaires et conditions définies dans le contrat. Ainsi, l’employeur n’aura pas à s’occuper des imprévus, à l’instar des congés ou de la démission de la personne chargée du secrétariat téléphonique.

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