Alors que l’archivage physique ne cesse d’augmenter en volume et nécessite une gestion d’archive spécifique qui n’est pas prêt de disparaître, l’archivage numérique prend une ampleur considérable. À tel point que les entreprises doivent intégrer ce dernier dans leur politique d’archivage globale. Aussi, c’est une des raisons pour laquelle, de plus en plus d’entreprises optent pour des solutions d’archivage mixte conformes aux principales normes françaises. Dans ce cas, une attention toute particulière doit être portée sur la capacité pour les entreprises productrices d’archives d’assurer une gestion pratique, facile et cohérente de leurs archives papiers, numériques ou hybrides. Tour d’horizon donc sur l’archivage mixte.
Une gestion d’archive indispensable au bon fonctionnement des entreprises
Quelles soient sous formes papiers, numériques ou hybrides, les archives doivent être traitées selon une politique d’archivage cohérente et fiable. Sa cohérence traduit le bien fondé des processus à prendre en compte suivants :
- Tout document bien identifié doit garantir sa conversation
- Tout document bien conservé doit garantir sa traçabilité et sa disponibilité
- Tout document accessible doit garantir sa confidentialité
- Tout document est détruit ou conservé définitivement selon les règles et normes de conservation en vigueur
Ainsi, il convient de prendre en compte pour chaque type d’archivage les spécificités liées directement au support. C’est pourquoi également, il existe des modules de gestion propre à l’archivage physique, plutôt qu’à l’archivage des documents électroniques. Pour le premier, il sera question de gestion d’espace de stockage physique ; alors que pour le second, il sera davantage question de dématérialisation nécessitant des outils de traçabilité spécifiques et des moyens de sécurisation fiables, comme la signature électronique.
Et malgré la prise en considération nécessaire des spécificités propres à chaque module de gestion lié au type de support des archives, la gestion globale des archives (physiques et numériques) s’effectue à partir d’un logiciel d’archivage mixte, afin :
- D’entreprendre une politique d’archivage cohérente
- D’apporter des gains de productivité en simplifiant la tâche des archivistes et en améliorant l’accessibilité à l’information recherchée par les utilisateurs finaux
Ainsi, la cohérence et la simplicité de gestion des archives des entreprises traduisent d’une certaine manière leu bon fonctionnement.
Du constat aux véritables enjeux d’un archivage mixte
Rappelons la définition du Record Management (norme ISO 15489-1, 2002) :
« Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents »
La gestion des archives ainsi définie intègre pleinement l’ensemble du cycle de vie des documents selon leur support. Les documents électroniques issus du processus de dématérialisation, comme la numérisation des documents papiers rentrent pleinement dans le périmètre de la gestion d’archive. Et c’est également dans ce cadre que s’inscrit l’archivage mixte prenant en charge l’organisation, l’élimination ou la conservation définitive de l’ensemble des archives produites par les entreprises. Voilà pour ce qui est du constat.
Quant aux enjeux, ils naissent de l’évolution des pratiques d’archivage élargissant sans cesse le périmètre et du même coup de la prise en charge de l’ensemble des documents à archiver quels que soient leurs supports. Et la création d’outils performants ont relevé le défi d’aboutir à une gestion d’archivage globale (et donc mixte des archives) performante.
En voici quelques-uns :
- La prise en considération de la rationalisation nécessaire et suffisante des flux des documents (électroniques ou papiers) pour mieux les identifier et éviter ainsi les doublons
- La réduction considérable du volume de stockage physique
- Éviter toute dilution de l’information
- Maîtriser dans son ensemble une meilleure gouvernance de l’information
- Chaque projet d’archivage mixte vise ainsi le partage, la protection des savoirs valorisant ainsi le patrimoine de l’entreprise
Ainsi, l’archivage mixte apporte une véritable réponse aux attentes des entreprises craignant la perte d’informations due à la rapidité des échanges. Le but étant pour elles de sécuriser la gestion et la conservation de l’ensemble de leurs archives ayant une valeur probatoire.
Il existe de nombreux logiciels pour piloter l’archivage mixte au sein de votre entreprise :
http://www.archimag.com/sites/archimag.com/files/adds/279_Comparatif_ArchivageMixte1.pdf
http://www.archimag.com/sites/archimag.com/files/adds/279_Comparatif_ArchivageMixte2.pdf
