La mise à jour d’une agenda fait partie de principaux enjeux de productivité dans les entreprises. Avec un agenda bien organisé, les professionnels peuvent optimiser leur travail sur leurs différents projets, gagner du temps et prendre de l’avance sur certaines tâches. C’est pourquoi de nombreuses entreprises optent pour un planning en ligne.
Quels sont les atouts d’utiliser un planning en ligne ?
Un planning en ligne se présente sous la forme d’un espace en ligne complété souvent par une application mobile. Cet espace permet à chaque utilisateur d’optimiser la gestion de ses rendez-vous et réunions au jour le jour. De plus, si ses partenaires utilisent le même outil, le planning en ligne sera synchronisé, ce qui permettra de vérifier à tout moment la disponibilité d’un collègue ou d’un partenaire.
Les professionnels qui organisent des réunions avec plus de 10 personnes utilisent le planning en ligne pour vérifier la disponibilité de leurs interlocuteurs sans devoir les appeler et les interrompre de leurs taches. De plus, grâce à la gestion du planning en ligne, chaque participants sera notifié et pourra plus réserver un autre rendez(vous sur le même créneau. Tout ceci permet de supprimer le risque de créer des doublons et de devoir annuler des rendez-vous à la dernière minute.
Le planning en ligne offre une visibilité globale sur l’organisation chaque journée, de chaque semaine et de chaque moi. Les utilisateurs peuvent ainsi consulter leur agenda à tout moment, pendant les horaires de travail, le weekends et même en étant en déplacement. Ils peuvent également le mettre à jour à tout moment, depuis n’importe quel type d’appareil.
L’agenda en ligne facilite le paramétrage de rappels, qui peuvent être envoyé par mail ou par SMS. Cela évite aux utilisateurs d’oublier leurs réunions, mais également de prévenir en amont lorsqu’ils ont besoin d’annuler un créneau ou le décaler.
Comment choisir un agenda en ligne performant ?
L’agenda en ligne est très efficace dans une entreprise, à condition d’être utilisé par tous les collaborateurs car cela permet d’optimiser la synchronisation de plusieurs plannings. Pour les professionnels qui organisent des événements et des réunions avec des partenaires qui travaillent dans d’autres sociétés, l’idéal sera d’utiliser le même logiciel.
De manière générale, il est important de privilégier un planning en ligne performant, qui est accessible partout et à tout moment. Les utilisateurs adorent également la facilité de paramétrer des alertes et des rappels, ce qui est très important dans la préparation d’événements, pour réduire au maximum le risque d’oubli.
