Optimiser la gestion des dépenses en entreprise en se servant des cartes de payement

17 janvier 2018
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Les cartes de payement sont surtout populaires chez les simples particuliers. Les sociétés, notamment les PME, ne s’y intéressent pas assez et préfèrent utiliser d’autres effets de commerce comme les chèques. Un tel outil offre pourtant de nombreux avantages qui vont faciliter la gestion administrative de l’entreprise et des dépenses professionnelles.

Les cartes de payement : des outils pratiques en entreprise

Ce moyen de payement est d’abord utile pour l’entreprise dans la mesure où son utilisation réduit le risque d’erreur humaine. En effet, son usage limite la manipulation d’argent  liquide. Par ailleurs, les transcriptions  sont  scrupuleusement  enregistrées. Le comptable ne sera donc pas tout le temps sollicité puisqu’un service externe  gère et régularisera tout.

Ces cartes de payement sont très pratiques pour la gestion des dépenses et notamment lorsqu’on doit prendre en charge les frais de voyage des employés. Afin de prévenir les éventuels abus, certains mécanismes ont été mis en place à l’exemple des plafonds de dépenses. On peut également faciliter la gestion des notes de frais, grâce au débit différé. Celui-ci offre la possibilité de repousser jusqu’à plus d’un mois la validation de ces notes. À cela, on rajoutera un système qui permet de vérifier rapidement les justificatifs fournis par les salariés. Ainsi, on parvient à éviter les gaspillages et à promouvoir le développement de l’entreprise.

La traçabilité des dépenses effectuées

Généralement, les cartes d’une entreprise sont liées à un compte unique sécurisé. Chaque opération réalisée  sera enregistrée. On peut notamment connaître l’identité de celui qui a effectué le payement. Cela permet de mieux surveiller les mouvements de fonds et de détecter les anomalies. Par ailleurs, il s’agit d’une excellente alternative pour limiter les échanges de papier. Habituellement, contrôler les comptes prend énormément de temps. Il faudra en effet consulter les livres comptables.

Grâce à une interface unique, on peut  identifier rapidement une transaction suspecte. On peut également  paramétrer des alertes pour s’en tenir à un planning. Il arrive effectivement qu’un employé dépense toute la somme qui lui est allouée dès la première semaine. Les notifications donnent les moyens de connaître les salariés les plus dépensiers. Dans ce contexte, on parvient à accroître la rentabilité des activités.

Afin d’obtenir des « cartes corporate », les chefs d’entreprises peuvent contacter des sociétés spécialisées. Certaines agences proposent de nombreuses formules à la portée des PME. Le tarif appliqué reste raisonnable. De plus, on profite d’une assistance personnalisée. Cet accompagnement évite de faire de fausses manipulations  et  permet d’utiliser efficacement les fonctionnalités de l’interface.

 

 

 

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