Une salle de réunion idéale est une salle bien aménagée et bien équipée. C’est un espace qui convient aux participants et qui stimule les échanges. Vous recherchez une salle pour votre prochaine réunion ? Découvrez ici comment trouver la salle idéale !
Définir le type de la réunion et le profil des participants
La définition du type de la réunion ainsi du profil des participants constitue une étape fondamentale dans l’organisation de toute réunion professionnelle. On n’organise pas une réunion dans n’importe quelle salle. À chaque type de réunion, il faut une salle adaptée. C’est pourquoi, la première chose que vous devez faire, c’est de déterminer le type de la réunion que vous comptez organiser. S’agit-il d’une réunion de revues, d’échanges, d’informations, de règlement d’un problème, de prise de décision ou autre ? Ce travail préalable vous permet de connaître les implications de votre réunion et d’avoir une idée du genre de salle qui peut l’abriter. Mais ce n’est pas tout ! Il vous faut également faire l’étude du profil des participants. Déterminez les différents types de personnes à inviter, leurs valeurs et leur nombre. Une salle de réunion idéale, c’est celle qui tient compte du profil des participants afin de favoriser l’interaction et la productivité collective entre eux. Pour vous aider à trouver la salle idéale pour votre réunion, cliquez ici pour découvrir un ensemble de salles de réunion de toute gamme en location.
Définir la configuration de la salle
Lorsqu’on recherche une salle de réunion, il est important de tenir compte de la configuration. Il faut définir la configuration ou la disposition de la salle en fonction du type de la réunion. Les dispositions les plus connues sont la disposition en forme U et la disposition en forme carrée. La configuration en U offre un climat convivial et favorise les échanges entre les participants. Elle est idéale pour vous, si organisez une réunion de types ateliers B2B, comité de direction, networking, une présentation avec projection ou une visioconférence. La disposition en carré maximise la concentration des participants et convient à une réunion commerciale et à un comité d’entreprise. Si ces deux formes ne vous conviennent pas, vous pouvez opter pour d’autres configurations. Il s’agit de la disposition de salle en théâtre si vous comptez organiser une assemblée générale, une conférence ou un atelier lifestyle. Au cas où votre réunion est informelle ou implique une formation, une disposition sous forme de salle de classe est plus adaptée.
Définir vos besoins en équipements
Une salle de réunion idéale est un espace bien équipé. Tout d’abord, la salle que vous comptez louer doit posséder un mobilier adapté au profil des participants. Les chaises et les tables qui y sont installées doivent être confortables, légères et mobiles. La salle doit être aussi équipée d’une connexion Wi-Fi haut débit, d’un vidéoprojecteur, d’un écran de projection de qualité, de matériel de sonorisation, de blocs et crayons pour la prise de note et d’un paper-board ou un white board pour canaliser vos échanges. Chacun de ces outils joue un rôle important dans le déroulement d’une réunion et une salle idéale doit pouvoir vous les offrir. L’autre aspect est à prendre compte est la luminosité. Votre salle de réunion doit avoir une luminosité agréable, homogène et diffus pour stimuler la productivité et favoriser le bien-être des participants.
Tenir compte de la restauration
La restauration est le dernier élément à prendre en compte pour louer sa salle de réunion. Pour qu’elle soit idéale, la salle que vous aller choisir doit avoir une machine à café, une fontaine à eau, et même un frigo que les participants pourront utiliser pour se restaurer ou étancher leur soif. L’intérêt de la restauration, est de permettre aux membres de reprendre leurs forces pendant les moments de pauses afin d’être efficaces tout au long de la réunion.
