De la réservation d’espace au montage, démontage et stockage du stand
Participer pour la première fois à un salon n’est jamais facile. Il faut de la préparation et de l’organisation. Les étapes à suivre sont nombreuses dès l’inscription au remballage du stand, alors soyez attentif, nous vous livrons tout, de A à Z.
1. La réservation de l’emplacement du stand
Réserver son emplacement pour un salon est impératif puisque la plupart des organisateurs les attribuent en fonction de l’inscription. « Le premier arrivé, le premier servi », telle est la règle !Généralement, il faut s’y prendre au minimum 3 mois avant la date de l’événement. Si vous avez la possibilité de contacter les organisateurs plus tôt, c’est tant mieux. Vous pourrez ainsi choisir votre emplacement, mais aussi la taille de votre stand et ne serez pas obligé de prendre ce qui reste. Les bonnes places et les bons espaces reviendront aux premiers inscrits.
2. Le stade de la pré-finalisation du stand
Crédit photo – Stand 3D
Une fois que vous avez tous les détails de votre emplacement sur le salon (dimensions, orientation, etc.), vous pouvez commencer à donner vie à votre stand. Si vous faites appel à un professionnel, il vous recommandera sûrement de réaliser une maquette. Cette partie vous permettra entre autres d’imaginer unagencement de stand sur mesure, répondant à vos objectifs, mais aussi aux contraintes (espace alloué, logistique fourni par les organisateurs).
À deux mois de la date du salon, pensez aux transports du stand en entier. Cela concerne le stand lui-même, mais également tous les supports de communication et tout le mobilier dont vous aurez besoin sur place.
Crédit photo : Stand3D – Exposition dans un musée
3. Le montage du stand
Crédit photo : Montage et démontage d’un tente – Stand 3D
Normalement, les organisateurs vous contacteront à l’avance pour les derniers préparatifs, notamment le montage du stand. Cela aura lieu dans les trois jours avant le jour J. Vous aurez besoin de l’aide d’un prestataire spécialisé pour l’installation de votre stand, à moins d’utiliser des stands modulaires ou des stands parapluies, comme ceux proposés par Stand 3D. Néanmoins, la supervision vous revient. Checkez tout : pose des fondations, aménagement de l’intérieur, mis en place des cloisons, l’installation de la moquette… Quand toutes les pièces de votre stand sont installées, procédez à l’habillage, c’est-à-dire tout ce qui concerne l’installation des supports publicitaires et l’éclairage.
4. Le démontage du stand et son stockage
Après l’événement, vous serez obligé de tout démonter. Vous pourrez faire appel au même prestataire qui vous a aidé à installer le stand pour plus de sécurité, mais sachez que l’opération sera plus facile que le montage. Si vous avez louéle stand, il vous revient de rapporter l’équipement à l’agence locatrice.S’il s’agit un stand acheté ou commandé sur mesure, vous serez obligé de penser à un box de stockage. À défaut, une pièce d’entreposage à l’abri de l’humidité fera l’affaire. Là encore, un prestataire tel que Stand3D vous proposera une solution complète, comprenant le transport, le montage, le démontage et même le stockage de votre stand, dans les meilleures conditions.
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Photo credit: ActuaLitté via Visual hunt / CC BY-SA
