Les rassemblements physiques restent aujourd’hui le moyen le plus performant pour générer de façon optimale l’engagement des participants. Néanmoins, les événements en ligne offrent aussi de belles opportunités de rencontre sans aucune restriction. Dans cette optique, le format alliant le virtuel et le physique peut être une excellente alternative. Tour d’horizon sur l’événement hybride.
Qu’est-ce qu’un événement hybride ?
Les événements hybrides,également appelés événements phygital ou bien mix digital-physique conjuguent à la fois le présentiel et le distanciel. Il s’agit, en d’autres termes, d’une manifestation qui se tient en même temps offline et online. Il y a donc un public présent sur place et une autre audience derrière son écran. Les deux groupes de participants bénéficient de la même interactivité. De plus, ils doivent disposer du même contenu. Ce format d’événement peut concerner des publics variés et peut résoudre diverses problématiques. Ainsi, le principe est applicable sur tous les types d’événements. Par exemple, on pourra l’adopter pour un séminaire, une soirée professionnelle, une journée portes ouvertes, un salon professionnel, un lancement de produit, un congrès, une inauguration, un défilé de mode, un symposium, une assemblée générale, une cérémonie de vœux ou encore une conférence de presse.
L’événement hybride permet d’organiser la rencontre, peu importent les conditions extérieures. Il est en particulier une solution pratique durant la crise sanitaire qui a entraîné une restriction du nombre de convives. Il est également intéressant si la capacité du site de réception est limitée. D’ailleurs, c’est un moyen d’effacer les barrières géographiques qui peuvent poser trop de contraintes. Par ailleurs, les frais d’hébergement peuvent vite grimper si les participants en présentiel sont nombreux. Dans ce cas, ce concept permet de maîtriser le coût. Enfin, il s’agit d’un événement écoresponsable limitant l’empreinte carbone.
Comment organiser ce format d’événement ?
Organiser un événement digital et physique en même temps n’est pas une mince affaire. Il s’agit d’offrir une prestation devant une caméra et devant un vrai public. Cela nécessite avant tout de s’adapter à ces deux formats pour attirer autant de participants que possible. On doit à la fois s’adresser aux personnes devant soi et à celles en ligne. Par conséquent, il faut bien soigner le contenu. Il est important de proposer des services créatifs et innovants pour que les deux parties soient bien motivées. Concernant la durée de la présentation, cela ne doit être ni trop long ni trop court. Dans le premier cas, l’audience pourrait vite s’ennuyer. Dans le deuxième, on risque de manquer de temps pour diffuser le message.
Le choix du lieu pour réaliser un événement hybride est aussi essentiel. D’une part, la salle doit être en mesure d’accueillir tous les matériels nécessaires. Effectivement, offrir une expérience à distance demande le recours à plusieurs équipements techniques. D’autre part, elle doit être aménagée de façon à pouvoir rendre un contenu de qualité sur l’écran. Dans ce cas, la circulation ainsi que les emplacements des caméras doivent être bien étudiés. Enfin, si l’on n’est pas familier avec l’organisation d’un tel événement, le mieux c’est de se faire accompagner par un professionnel.
